Incepand cu 1 ianuarie 2013 va intra in vigoare Legea nr. 77/2012 pentru modificarea si completarea Legii notarilor publici si a activitatii notariale nr. 36/1995 care va marca insemnate schimbari in activitatea notariala. In cele ce urmeaza ne vom referi doar la una si anume la cerinta ca actul autentic sa fie intocmit intr-un singur exemplar original.

In prezent art. 65 din Legea notarilor publici si a activitatii notariale, nr.3 6/1995 republicata prevede ca actul autentic poate fi intocmit in numarul de exemplare cerut de parti, plus unul care ramane in arhiva biroului notarial; intre exemplarele originale se includ si cele trimise de notarul public din oficiu, in scop de publicitate imobiliara sau mobiliara precum si pentru realizarea efectului constitutiv a anumitor acte notariale (de ex: in cazul recunoasterii voluntare a filiatiei). Fiecare exemplar original trebuie sa fie semnat de toate partile si dupa caz, de alte persoane prevazute de lege precum si de notarul public.

Potrivit art. 64 alin.1 din noul act normativ, in viitor actele autentice notariale se vor intocmi intr-un singur exemplar original, care se va pastra in arhiva notarului public; doar acesta trebuie sa fie semnat de parti si dupa caz, de alte persoane prevazute de lege. Partile vor primi un duplicat de pe actul original, purtand doar semnatura notarului si sigiliul biroului notarial, in locul semnaturilor acestora numele lor fiind dactilografiat. Duplicatul inscrisului autentic notarial va avea aceeasi forta probanta ca si originalul actului.

Prin incheierea actelor notariale intr-un singur exemplar original, in primul rand se va reduce si poate chiar elimina posibilitatea falsificarii inscrisurilor notariale ce poarta semnaturile partilor si care, pana la sfarsitul acestui an, vor fi eliberate, in continuare acestora.

Pentru indeplinirea obligatiei de comunicare a actelor autentice notariale catre oficiile de cadastru si publicitate imobiliara, Arhiva Electronica de Garantii Mobiliare, oficiile de stare civila, directiile de taxe si impozite etc, se vor folosi tot duplicate. Toate duplicatele eliberate in ziua autentificarii actului sunt scutite de plata oricarui onorariu suplimentar.

Prin folosirea acestei proceduri, se va elimina in al doilea rand dificultatea care apare in cazul rectificarii sau indreptarii unei erori materiale ori completarii unei omisiuni vadite – cea a prezentarii tuturor exemplarelor originale eliberate partilor (art. 54 din Legea nr.36/1995), pe care acestea fie le pierd fie le depun la diverse autoritati, astfel ca nu le mai pot prezenta notarului.

Noua procedura de rectificare va avea in vedere numai exemplarul original ramas in arhiva notarului ceea ce va implica mai putin efort din partea beneficiarilor serviciilor notariale precum si diminuarea costurilor.

De altfel, procedura incheierii actului notarial autentic intr-un singur exemplar nu este originala, ci o intalnim in tari cu veche traditie in domeniul notarial, cum sunt Franta, Belgia. Este cunoscut faptul ca Franta reprezinta un reper in domeniul dreptului civil dar si in privinta legislatiei notariale, la care notariatul roman se raporteaza constant.

In dreptul francez, la minute de l’acte (minuta) reprezinta singurul exemplar original al oricarui act autentic indiferent ca este hotarare judecatoreasca sau act notarial si se conserva in mod obligatoriu de catre autoritatea emitenta: grefa instantei in cazul hotararilor judecatoresti sau arhiva biroului notarial, in cazul actului notarial. Notarul emite copii legalizate dupa actul original.

De altfel, aceasta regula – a existentei unui singur original al actului autentic notarial a facut posibila recenta modificare legislativa din Franta, constand in emiterea actului autentic in forma electronica, a carui „minuta” (redata exclusiv in format electronic) este pastrata in „le minutier central” – registrul central electronic national tinut de notariatul francez, care cuprinde toate actele autentice emise in format electronic.

Implementarea unor prevederi similare in legislatia noastra va creea premizele infiintarii unor arhive digitale care vor permite gestionarea in conditii de maxima securitate a actelor originale si un acces mai facil la baza de date conservata in aceasta forma.