Oficiul National al Registrului Comertului (ONRC) a tinut, de la inceputul acestui an, prima pagina a publicatiilor cu noutati si stiri care mai de care mai alarmise sau chiar duse in sfera cancanului. De la panica creata in jurul actualizarii codurilor CAEN, masura aplicata de la 1 ianuarie 2025, pana la CAEN-ul "legalizarii prostitutiei", toate au facut obiectul largilor dezbateri publice.

Lumea Justitiei a apreciat oportuna clarificarea tuturor acestor elemente, precum si a celor care vizeaza organizarea si functionarea ONRC, astfel ca a realizat un interviu Luiza Mardare (foto), directoarea generala a Oficiului National al Registrului Comertului, care a avut rabdarea de a raspunde tuturor problemelor ridicate de redactia noastra in vedere lamuririi unor chestiuni care vizeaza intreaga societate.

Aflam astfel de la Luiza Mardare ca actualizarea codurilor CAEN a fost necesara pentru alinierea la standardele europene prevăzute în Regulamentul UE 1893/2006, iar de acest lucru s-a ocupat Institutul National de Statistica.

Totusi, sefa ONRC le recomanda contribuabililor care au societati comerciale sa cunoasca faptul ca nu exista un termen limita impus pentru actualizarea codurilor CAEN conform Rev3, acest lucru urmand sa fie facut de acestia doar in momentul in care sunt necesare actualizari ale obiectului de activitate.

Pe langa faptul ca nu este impus un termen limita pentru actualizarea CAEN-urilor in conformitate cu noua clasificare, cum nu exista nici sanctiuni pentru neactualizarea in cel mai scurt timp a obiectului de activitate!

Pentru mai multe clarificari legate de aceste teme, precum si de alte teme de interes, va invitam sa parcurgesti in continuare interviul realizat de Lumea Justitiei cu directorul general al ONRC Luiza Mardare:

În ultimele săptămâni, sediile Registrului Comerțului din întreaga țara sunt asaltate de reprezentanții societăților comerciale pentru reactualizarea condurilor CAEN, ca urmare a modificărilor survenite începând cu data de 1 ianuarie 2025. De ce a fost necesară modificarea acestor coduri CAEN și de ce oamenii au dat navală dintr-o dată?

Da, este adevărat, de la data intrării în vigoare a Ordinului INS 377/2024 referitor la actualizarea CAEN, ne confruntăm cu un număr mare de cereri de înregistrare în registrul comerțului, ce au ca obiect actualizarea codurilor CAEN.

Actualizarea codurilor CAEN este necesară, după cum rezultă și din comunicarea INS, pentru asigurarea alinierii la standardele europene prevăzute în Regulamentul UE 1893/2006, a facilitării raportărilor statistice uniforme la nivel european, sprijinirea mediul de afaceri în accesarea oportunităților pe piața unică și menținerea unui raport de 1:1 cu clasificarea NACE - Nomenclatorul de activități utilizat în cadrul Comunității Europene – Rev.2.1 (implementat la nivel european începând cu 1.01.2025), conform REGULAMENTULUI DELEGAT (UE) 2023/137 AL COMISIEI din 10 octombrie 2022 de modificare a Regulamentului (CE) nr. 1893/2006 al Parlamentului European și al Consiliului de stabilire a Nomenclatorului statistic al activităților economice NACE a doua revizuire.

Am anticipat un volum ridicat de cereri, iar în încercarea evitării unui blocaj instituțional, precum cel din vara anului trecut generat de operaționalizarea noului sistem informatic SII-v2, în colaborare cu Ministerul Justiției, s-a emis Ordinul ministrului justiției nr. 2938/C/2024, prin care se instituie o procedură simplificată pentru actualizarea obiectului de activitate, reducând timpii de procesare și facilitând demersurile profesioniștilor privind actualizarea CAEN.

Pe această cale facem apel la toți reprezentanții mediului de afaceri să aibă în vedere că actualizarea obiectului de activitate conform CAEN Rev3 vine ca un proces gradual.

Nu a fost explicată suficient modificarea legislativă? Ați anticipat acest val de cereri?

Ne confruntăm cu o perioadă aglomerată, generată de intrarea în vigoare a unui act normativ care impune noi obligații profesioniștilor. Această situație a apărut din cauza unei insuficiente înțelegeri a implicațiilor și a necunoașterii calendarului de implementare.

Este important să subliniem că ONRC a luat măsuri pentru a gestiona acest val crescut de cereri. Am implementat soluții operaționale (cum ar fi simplificarea procedurilor) și am intensificat eforturile de informare prin mijloacele disponibile: paginile oficiale ale MJ și ONRC, comunicate de presă, întâlniri cu reprezentanți ai mediului de afaceri și instituții relevante. Aceste măsuri reflectă capacitatea noastră de adaptare și dorința de a oferi sprijin tuturor celor care sunt afectați de aceste schimbări.

Traversăm, astfel, o etapă tranzitorie care necesită o colaborare eficientă între toate părțile implicate și care nu ar trebui interpretată ca un blocaj instituțional, ci ca o provocare administrativă gestionabilă.

Am depus eforturi semnificative pentru a informa publicul în mod corect și transparent cu privire la modificările legislative și la procedurile simplificate implementate pentru actualizarea obiectului de activitate.

Cu toate acestea, răspândirea informațiilor prin intermediul anumitor canale media nu a atins impactul dorit, fapt care a condus la o creștere a numărului de cereri într-un interval scurt de timp.

Ce pot face contribuabilii care au societăți comerciale pentru a evita cozile de la ghișeele ONRC?

În primul rând, este esențial ca profesioniștii să înțeleagă că nu există un termen limită impus pentru actualizarea codurilor CAEN conform Rev3, că scopul principal constă în raportările statistice uniforme la nivel european (la nivelul României acestea sunt efectuate de INS), conform calendarului prevăzut de REGULAMENTUL DELEGAT (UE) 2023/137 AL COMISIEI din 10 octombrie 2022 de modificare a Regulamentului (CE) nr. 1893/2006 al Parlamentului European și al Consiliului de stabilire a Nomenclatorului statistic al activităților economice NACE a doua revizuire.

Prin urmare, această acțiune ar trebui considerată o prioritate doar în situațiile în care actualizarea obiectului de activitate este absolut necesară pentru buna desfășurare a activității, cum ar fi cazurile în care aceasta implică modificarea actului constitutiv al societății.

În schimb, pentru situațiile în care actualizarea obiectului de activitate nu necesită modificarea actului constitutiv, cum ar fi prelungirea duratei sediului social, dizolvarea sau alte mențiuni similare, recomandăm să se adopte o abordare mai relaxată, cu o marjă de timp rezonabilă. Acest lucru va permite evitarea aglomerării ghișeelor.

Astfel, această actualizare reprezintă un proces necesar pentru conformarea cu standardele europene și nu o obligație imediată care să genereze presiuni inutile.

Ce risca administratorii de societăți comerciale dacă nu fac actualizările codurilor CAEN? Sunt prevăzute termene si sancțiuni pentru nealinierea cu noua legislație?

Actualizarea obiectului de activitate presupune ca societățile, persoanele fizice autorizate (PFA), întreprinderile individuale (II) și întreprinderile familiale (IF) să-și actualizeze obiectul de activitate în conformitate cu noua clasificare.

Niciunul dintre cele două ordine (Ordinul INS 377/2027 și Ordinul ministrului justiției 2938/C/2024) nu impun un termen-limită sau sancțiuni pentru actualizarea obiectului de activitate.

De altfel, art. 5 din ordinul MJ nr. 2938/C/2024 menționează la alin.(1): CAEN Rev. 3 se folosește pentru precizarea obiectului de activitate al profesioniștilor care solicită înmatricularea/înregistrarea în registrul comerțului după data intrării în vigoare a Ordinului președintelui Institutului Național de Statistică nr. 377/2024 privind actualizarea Clasificării activităților din economia națională - CAEN.

La alin.(2) se stabilește că, în celelalte cazuri, actualizarea obiectului de activitate potrivit CAEN Rev. 3 se realizează pe măsura formulării unei cereri de înregistrare ce privește actualizarea obiectului de activitate, potrivit ordinului menționat, sau odată cu înregistrarea unei alte mențiuni în registrul comerțului.

În susținerea precizărilor alin. (2) al art. 5 din ordinul în discuție, în cazul entităților deja înregistrate, actualizarea obiectului de activitate conform CAEN Rev.3 se va realiza treptat, fie la inițiativa profesionistului de actualizare a obiectului de activitate, fie cu ocazia înregistrării unei alte mențiuni în registrul comerțului.

Ce se întâmplă cu certificatele emise anterior datei de 01.01.2025?

Certificatele de înregistrare şi certificatele constatatoare emise, de oficiile registrului comerțului, anterior datei de 01.01.2025, ca urmare a înregistrării datelor din declarația-tip pe propria răspundere privind autorizarea funcționării sau desfășurării activității, rămân valabile până la data actualizării obiectului de activitate, potrivit prezentului ordin.

Încă de anul trecut, sediile registrului comerțului au fost masiv aglomerate ca urmare a digitalizării instituției. Programul informatic care ar fi trebuit sa elimine cozile și să asigure maxima operativitate s-a dovedit a avea mari hibe, iar in loc sa avem un progres ne confruntam cu un adevărat regres, soluționarea cererilor ajungând sa dureze cu mult mai mult timp decât înainte. Care sunt cauzele care au produs acest haos?

Una dintre principalele cauze care a condus la supraîncărcarea fluxurilor operaționale a fost generată de faptul că, în perioada anterioară operaționalizării, 26.07.2024, s-a acumulat un număr mare de cereri de înregistrare, situație reflectată în întârzierile soluționării acestora și a eliberării documentelor în termenele prevăzute de lege. Toate acestea s-au produs ca urmare a unei testări parțial realizate a programului informatic înainte de implementare, ceea ce a permis ca numeroase erori și disfuncționalități să rămână neidentificate și nerezolvate. În plus, faptul că personalul a fost instruit într-o măsură care nu a permis o familiarizare deplină cu programul informatic, a generat confuzie și întârzieri suplimentare. Astfel, combinația dintre un sistem parțial testat și o instruire a angajaților care nu a răspuns pe deplin cerințelor practice, a transformat inițiativa de digitalizare, care ar fi trebuit să simplifice activitatea, într-o sursă de aglomerație și ineficiență care a produs nemulțumiri în rândul mediului de afaceri.

Ați fost numita director in vara anului trecut, tocmai din cauza problemele uriașe cu programul informatic, care au dus la debarcarea vechii conduceri, Valentina Burdescu din funcția de director general al ONRC. Ați găsit soluții pentru optimizarea programului informatic si transformarea lui in ceea ce trebuia sa fie de la bun început?

În primul rând, am identificat și alocat, cu sprijinul Ministerului Justiției, resurse pentru a face față volumului crescut de solicitări atât din punct de vedere operațional, cât și prin mobilizarea suplimentară a resursei umane. Am redistribuit personal acolo unde a fost necesar și am implementat soluții care să asigure o procesare mai rapidă și mai eficientă a cererilor depuse de profesioniști.

În vederea remedierii disfuncționalităților identificate pe mediul de producție în cadrul noului sistem informatic SII V2, au fost organizate peste 92 de întâlniri cu implementatorii sistemului informatic, în cadrul cărora au fost analizate, clarificate și remediate problemele, identificate soluții și operaționalizate fluxuri pentru a asigura funcționalitatea optimă a modulelor de frontoffice (Portal) și backoffice (RC, RL, BPI, TAX etc.) dezvoltate în cadrul SII V2 și pentru a minimiza impactul asupra activității curente. De asemenea, au fost implementate noi fluxuri și/sau funcționalități pentru actualizarea codului CAEN Rev. 3, iar interfețele pentru modulele din frontoffice (Portal) și backoffice (RC, BPI, TAX etc.) ale SII V2 au fost optimizate.

Tot în scopul îmbunătățirii continue a funcționalității și eficienței noului sistem informatic SII V2/Portal, au fost organizate întâlniri cu reprezentanți ai unor asociații profesionale, precum Asociația Română a Băncilor (ARB), dar și cu reprezentanți ai unor instituții publice cheie, cum ar fi Ministerul Justiției (MJ), Agenția Națională de Administrare Fiscală (ANAF), Ministerul Finanțelor (MF) și Consiliul Național pentru Întreprinderi Mici și Mijlocii (CNIF). Aceste întâlniri au avut ca scop preluarea de sugestii valoroase din partea acestor entități, în vederea identificării celor mai bune soluții pentru îmbunătățirea funcționalităților din cadrul SII V2/Portal, cu accent pe facilitarea schimburilor de date și optimizarea fluxurilor informaționale între instituțiile implicate.

Prin aceste colaborări, s-au adus îmbunătățiri semnificative în ceea ce privește interoperabilitatea sistemului cu alte platforme instituționale, asigurând astfel o integrare mai eficientă și o mai bună sincronizare între diversele baze de date și sisteme informatice care sunt esențiale în activitatea administrației publice și mediului de afaceri.

De asemenea, s-au dispus mai multe măsuri interne cum ar fi, trecerea, temporar, de la modalitatea de repartizare aleatorie la nivel național, la soluționarea la nivel local, astfel că, la data de 31.12.2024 soldul cererilor nesoluționate în termen legal era zero.

La ce trebuie sa se aștepte contribuabilii de la ONRC in perioada următoare, din punct de vedere al îmbunătățirii relației instituționale?

Ne concentrăm pe creșterea transparenței și a accesibilității informațiilor. Vom continua să actualizăm constant site-ul oficial al ONRC, oferind ghiduri detaliate și clarificări care să răspundă întrebărilor frecvente ale profesioniștilor. Totodată, vom organiza sesiuni de informare dedicate, care să-i ajute să înțeleagă mai bine obligațiile legale și să parcurgă cu ușurință procedurile

administrative.

Beneficiind de implicarea Ministerului Justiției, am alocat resurse suplimentare și am optimizat fluxurile interne pentru a face față acestor provocări, iar acest proces de ajustare continuă va contribui la reducerea timpilor de procesare.

Ce v-ați propus sa îmbunătățiți in activitatea instituției?

Obiectivul principal este finalizarea procesului de implementare a noului sistem informatic SII v2.

De asemenea, dorim intensificarea dialogului cu mediul de afaceri și cu alte instituții relevante pentru a identifica nevoile reale ale contribuabililor și pentru a adapta procedurile noastre la cerințele actuale. Vom continua, alături de Ministerul Justiției, să organizăm întâlniri și sesiuni de consultare, să oferim informări periodice clare și detaliate pentru o mai bună înțelegere a obligațiilor legale.

Ce le transmiteți celor care stau azi la cozi?

Le înțelegem nemulțumirea și nevoia de a finaliza rapid procedurile derulate la registrul comerțului și ne cerem scuze pentru disconfortul creat, dorind să îi asigurăm că echipele tehnice lucrează permanent pentru a îmbunătăți serviciile oferite.

Aveți in vedere sa propuneți ministrului Justiției modificări legislative care sa transforme ONRC într-o instituție model din punct de vedere al operaționalității? Daca da, ce anume i-ati propus ministrului Radu Marinescu, daca ati găsit înțelegere la el si care sunt planurile de viitor in ce privește instituția?

Am avut o primă întâlnire cu domnul Radu Marinescu, ministrul justiției, în cadrul căreia am prezentat un raport de activitate de la preluarea mandatului. Domnul ministru și-a exprimat deschiderea și ne-a oferit sprijinul pentru desfășurarea în bune condiții a activității instituției, pentru identificarea unor soluții legislative care să contribuie la transformarea ONRC într-o instituție model din punct de vedere al operativității și al eficienței.

Am abordat și aspecte legate de îmbunătățirea fluxurilor interne, astfel încât să putem răspunde rapid și eficient cererilor venite din partea contribuabililor. De asemenea, au fost dezbătute teme care susțin oportunitatea unor reglementări care să sprijine atât activitatea instituției, cât și mediul de afaceri, pentru a elimina eventualele obstacole birocratice și pentru a facilita interacțiunea cu ONRC.

Domnul ministru a fost receptiv la aceste propuneri și a promis că va sprijini inițiativele care vor aduce îmbunătățiri în activitatea instituției. De asemenea, am convenit să continuăm discuțiile pentru a contura un plan legislativ concret care să vizeze modernizarea ONRC și optimizarea proceselor sale.

În ceea ce privește planurile de viitor, ne dorim să implementăm o serie de măsuri care să asigure o digitalizare completă a proceselor, și să obținem o creștere a transparenței în interacțiunea cu mediul de afaceri.

Cum ați acționat și ce măsuri ați luat față de știrea ” rostogolită” în spațiul public prin care s-a lansat ideea că prostituția s-ar fi legalizat „pe ascuns” în România, prin noua listă de coduri CAEN, intrată în vigoare la 1 ianuarie?

Pentru clarificarea afirmațiilor vehiculate în spațiul public referitoare la introducerea prostituției ca obiect de activitate al unei firme am colaborat îndeaproape cu Ministerul Justiției, ambele instituții publicând comunicate de presă în care s-a explicat că activitățile codificate sub CAEN Rev3 sunt strict reglementate de legislația națională în vigoare. Am arătat în comunicatele noastre că, în mod clar, activitățile care sunt interzise prin lege, nu pot fi codificate sau recunoscute legal în România.

Astfel cum s-a precizat și în comunicatele celor două instituții, Clasificarea activităților din economia națională nu a fost elaborată de către Ministerul Justiției și nici de Oficiul Național al Registrului Comerțului (ONRC), ci de către Institutul Național de Statistică (INS), instituție care urmează să facă publice și Notele explicative pentru CAEN Rev.3.

ONRC, instituție aflată în subordinea Ministerului Justiției, doar înregistrează obiectul de activitate al persoanelor juridice și al persoanelor fizice (persoane fizice autorizate, întreprinderi individuale și întreprinderi familiale) care solicită înregistrarea în registrul comerțului.

Pentru informații suplimentare cu privire la încadrarea corectă a activităților economice în structura CAEN Rev.3, precum și referitoare la corespondența CAEN Rev.2 – CAEN Rev.3 persoanele interesate se pot adresa Institutului Național de Statistică (https://insse.ro/cms/).

Subliniem importanța ca toți reprezentanții mediului de afaceri să se bazeze pe informațiile furnizate prin intermediul instituțiilor și autorităților publice.