Cateva din problemele adevarate cu care se confrunta zi de zi justitiabilii din Romania, dar care nu au fost cuprinse in ultimele Rapoarte MCV, sunt evidentiate de Curtea de Conturi. Unul dintre capitolele ultimului raport al Curtii de Conturi a Romaniei, raport care urmeaza sa fie dat in curand publicitatii si care priveste anul 2011, se refera la performanta “Sistemului Informational (IT) al instantelor de judecata: Judecatorii, Tribunale, Curti de Apel si Inalta Curte de Casatie si Justitie”, cel care asigura, printre altele si repartizarea aleatorie a dosarelor, pentru evitarea dirijarii anumitor dosare. Cu alte cuvinte, este vorba despre sistemul informational al instantelor – ECRIS, pentru care statul roman a cheltuit milioane de euro pentru ca justitiabilii sa poata afla date despre toate procesele in curs, prin intermediul internetului, fara a se mai deplasa la instante si a le aglomera. Raportul Curtii de Conturi se refera la anul 2011, dar semnaleaza probleme foarte grave, in special cele privind slabiciunile sistemului in cazul repartizarii aleatorii a dosarelor, sistem despre care se afirma ca “permite unui justitiabil sa investeasca instanta cu mai multe dosare, avand acelasi obiect, consecintele acestui mod de lucru conducand la existenta unor riscuri in activitatea jurisdictionala, in sensul ca apare posibilitatea „dirijarii" doar a unuia dintre multiplele dosare cu care a fost investita instanta in aceeasi speta, urmata de renuntarea la celelalte, cu ocazia primului termen. Prin aceste dosare, „construite" artificial, se denatureaza statistica oficiala a dosarelor, pe total, pe tipuri de cauze si pe judecator etc.”

Cititi in continuare pe larg constatarile inspectorilor Curtii de Conturi:

Curtea de Conturi: “economicitatea cheltuielilor, necesitate de informarea justitiabililor si cresterea gradului de transparenta a actului de justitie, prin intermediul suportului electronic, reprezinta deziderate ce nu au fost atinse”

Printre altele Curtea de Conturi a stabilit ca “economicitatea cheltuielilor, necesitate de informarea justitiabililor si cresterea gradului de transparenta a actului de justitie, prin intermediul suportului electronic, reprezinta deziderate ce nu au fost atinse, accesul public la o parte a informatiilor continute in dosare efectuandu-se, in continuare, prin efectuarea de cheltuieli legate de deplasarea la arhivele instantelor, fara a contribui la reducerea birocratiei si factorilor de stres”.

De asemenea, Curtea de Conturi a Romaniei a mai ajuns la concluzia ca: “din punct de vedere al functionarii sistemului informatic, s-a constatat absenta unor proceduri de avertizare, care sa vina in sprijinul utilizatorilor interni, din cadrul instantelor, pentru a evita unele carente pe care le prezinta mecanismul de inregistrare a dosarelor, atribuirea electronica a numarului unic de dosar si repartizarea aleatorie a primului termen”.

Curtea de Conturi a avertizat asupra pericolului dirijarii dosarelor

In aceste conditii, spre exemplu, sistemul “permite unui justitiabil sa investeasca instanta cu mai multe dosare, avand acelasi obiect, consecintele acestui mod de lucru conducand la existenta unor riscuri in activitatea jurisdictionala, in sensul ca apare posibilitatea „dirijarii" doar a unuia dintre multiplele dosare cu care a fost investita instanta in aceeasi speta, urmata de renuntarea la celelalte, cu ocazia primului termen. Prin aceste dosare, „construite" artificial, se denatureaza statistica oficiala a dosarelor, pe total, pe tipuri de cauze si pe judecator etc.”.

In acelasi raport se arata ca “lipsa unei proceduri a sistemului ECRIS, de blocare a investirii aceleasi instante cu aceeasi cauza si de transmitere automata a solutiei la instanta initiala ingreuneaza rezolvarea unor situatii in care acelasi justitiabil sesizeaza ICCJ cu aceeasi speta de mai multe ori, uneori existand chiar in acelasi dosar doua solutii diferite”.

Prezentam in continuare cateva dintre problemele constatate de Curtea de Conturi, auditul integral privind sistemul informational fiind atasat la finalul articolului:

“3.4. Auditul performantei privind Sistemul Informational (IT) al instantelor de judecata: judecatorii, tribunale, curti de apel si inalta Curte de Casatie si Justitie

Curtea de Conturi a realizat la Ministerul Justitiei si Inalta Curte de Casatie si Justitie doua misiuni de audit al performantei privind „Sistemul Informational (IT) al instantelor de judecata: Judecatorii, Tribunale, Curti de Apel si Inalta Curte de Casatie si Justitie”.

Scurta prezentare Ministerul Justitiei (MJ) este organul de specialitate al administratiei publice centrale care contribuie la buna functionare a sistemului judiciar si la asigurarea conditiilor infaptuirii justitiei ca serviciu public, apararea ordinii de drept si a drepturilor si libertatilor cetatenesti. Pentru realizarea obiectivelor din domeniul sau de activitate, Ministerul Justitiei indeplineste urmatoarele functii: de strategie, de reglementare si sinteza, de reprezentare, de autoritate de stat, de administrare. In domeniul informatizarii pot fi amintite:

- elaborarea Strategiei de informatizare a sistemului judiciar, masuri pentru actualizarea periodica si implementarea acesteia;

- implementarea programelor guvernamentale de informatizare in unitatile sistemului judiciar;

- coordonarea, indrumarea si verificarea din punct de vedere tehnic, metodologic si profesional a activitatii informatice a instantelor si unitatilor subordonate;

- emiterea normelor tehnice obligatorii pentru instantele judecatoresti si institutiile subordonate ministerului.

Potrivit Regulamentului privind Organizarea si Functionarea Administrativa a Inaltei Curti de Casatie si Justitie (ICCJ), domeniul informatizarii este gestionat la nivelul Serviciului informatica juridica. Inca de la prima strategie de informatizare a sistemului judiciar (HG nr. 543/2005) s-au prevazut obiective privind eficientizarea procedurilor judiciare, cresterea gradului de transparenta, securizarea informatiilor cu caracter personal, eliminarea coruptiei, gestionarea eficienta a resurselor umane, financiare, materiale si au fost vizate, printre altele, aspecte legate de:

- cresterea calitatii actului de justitie si scurtarea timpului de rezolvare a cauzelor aflate pe rolul instantelor;

- eliminarea treptata a gestionarii datelor in format hartie prin utilizarea formei electronice a dosarelor si a celorlalte documente specifice;

- cresterea gradului de pregatire in domeniul informatic al magistratilor si personalului auxiliar, in scopul utilizarii eficiente a noilor tehnologii;

- servicii electronice pentru cetateni, avocati si alti specialisti implicati in actul de justitie;

- deschiderea catre alte sisteme informatice pentru a prelua si a transmite informatii de la/catre acestea;

- eliminarea posibilitatilor de interventie neautorizata asupra datelor din dosare etc.

Obiectivul general Evaluarea componentelor sistemului informatic al instantelor de judecata – ECRIS, a instrumentelor, tehnologiilor informatice si infrastructurii existente, a incadrarii in obiectivele stabilite de Strategia de informatizare.

Constatari:

- lipsa de eficacitate si economicitate a sumelor platite catre „Compaq”, pentru cele 5.506 licente LLDS, necesare constituirii unei baze de date legislative, in cadrul programului PHARE RO9705-02, in conditiile in care, in prezent, instantele de judecata utilizeaza produsele existente pe piata, renuntand aproape in totalitate la aceasta componenta; desi functionala, baza de date creata nu este actualizata dupa data de 30.04.2007, data la care s-a finalizat contractul incheiat cu SC „Indaco Systems” SRL;

- cu privire la aceste modalitati de informare, cat si cheltuielile aferente, auditorii opineaza urmatoarele:

- cheltuielile pentru materiale si prestari de servicii, in speta cheltuielile legate de consumul de hartie, servicii postale si materiale consumabile, nu s-au redus urmare informatizarii sistemului judiciar intrucat, potrivit legislatiei in vigoare, evidenta dosarului in format hartie este obligatorie si, in fapt, volumul de activitate, pentru personalul implicat in gestionarea dosarelor (grefieri si magistrati), a crescut, acestia gestionand atat informatii pe format hartie, cat si in format electronic;

- informatiile care pot fi obtinute prin cele doua modalitati electronice au continut diferit, in sensul ca, o parte din informatiile livrate de „Infochiosc” nu se regasesc si pe portalul instantelor de judecata/site-ul ICCJ (de ex.: circuitul intern al dosarelor si documentele atasate, numele magistratilor si grefierilor, din cadrul completului de judecata, dosare componente) si invers, informatii existente pe portal nu se regasesc pe „Infochiosc” (de ex.: cai de atac), in vederea eficientizarii cheltuielilor generate de achizitia celor doua sisteme, apare necesitatea unificarii acestor categorii de informatii, care pot fi accesate atat prin intermediul terminalelor „Infochiosc”, din cadrul instantelor de judecata, inclusiv ICCJ, cat si de pe portalul instantelor de judecata/site-ul ICCJ;

- modalitatile de obtinere a informatiilor electronice („Infochiosc” si portal/site-ul iCCJ), contin doar o mica parte din informatiile existente la dosar, situatie in care, o buna informare presupune apelarea, in continuare, la forma clasica de informare – arhiva; in acest context, economicitatea cheltuielilor, necesitate de informarea justitiabililor si cresterea gradului de transparenta a actului de justitie, prin intermediul suportului electronic, reprezinta deziderate ce nu au fost atinse, accesul public la o parte a informatiilor continute in dosare efectuandu-se, in continuare, prin efectuarea de cheltuieli legate de deplasarea la arhivele instantelor, fara a contribui la reducerea birocratiei si factorilor de stres.

- pornind de la constatarile anterioare, din care rezulta un consum mare de resurse materiale si umane pentru gestionarea dosarului in format hartie, se constata ca, prin dezvoltarea viitoare a softului aferent managementului dosarelor, se poate trece treptat spre implementarea si utilizarea unui mecanism care sa permita justitiabililor sesizarea ICCJ si a instantelor de judecata, prin investirea acestora cu ajutorul dosarului in format electronic. Prin mecanisme de autentificare si certificare de tip semnatura electronica (mecanism legal in functiune), se realizeaza modalitatea ce permite recunoasterea reciproca atat de instanta, cat si de justitiabili;

- din punct de vedere al functionarii sistemului informatic, s-a constatat absenta unor proceduri de avertizare, care sa vina in sprijinul utilizatorilor interni, din cadrul instantelor, pentru a evita unele carente pe care le prezinta mecanismul de inregistrare a dosarelor, atribuirea electronica a numarului unic de dosar si repartizarea aleatorie a primului termen, astfel:

- permite unui justitiabil sa investeasca instanta cu mai multe dosare, avand acelasi obiect, consecintele acestui mod de lucru conducand la existenta unor riscuri in activitatea jurisdictionala, in sensul ca apare posibilitatea „dirijarii" doar a unuia dintre multiplele dosare cu care a fost investita instanta in aceeasi speta, urmata de renuntarea la celelalte, cu ocazia primului termen. Prin aceste dosare, „construite" artificial, se denatureaza statistica oficiala a dosarelor, pe total, pe tipuri de cauze si pe judecator etc.;

- permite acordarea primului termen de judecata, diferit semnificativ pentru acelasi gen de speta.

- la ICCJ, dupa constituirea Sectiei a II-a civila (S2C), dosarele repartizate in cadrul acesteia, comparativ cu dosare continand spete identice, repartizate la Sectia I-a civila (S1C), au primit un prim termen mult mai lung, aspect care se concretizeaza si printr-un deficit de imagine la adresa ICCJ si care poate naste suspiciuni privind acest aspect;

- unele informatii, deosebit de importante pentru procesul de judecata, cum ar fi partile, nu se regasesc pe portalul instantelor, cu toate ca sistemul informatic permite inregistrarea acestora, cu ocazia investirii instantei. O situatie privind asemenea cazuri arata ca, in ultimii ani, la nivelul instantelor de judecata, numarul dosarelor fara parti a cunoscut valori semnificative: 15.896 din totalul de 5.006.890 (0,32 %) dosare in anul 2009, 12.806, din totalul de 5.767.129 (0,22 %) dosare, in anul 2010, respectiv 7.410, din totalul de 6.950.912 (0,11 %) dosare, in anul 2011. La nivelul instantelor, au fost identificate valori superioare acestor cifre: 2.796 dosare fara parti, din totalul de 278.610 (1%) dosare, existente pe rolul Tribunalului Bucuresti, in anul 2010 sau 1.438 dosare, din totalul de 98.463 (1,46%) dosare, existente la Tribunalul Suceava, in anul 2011;

De remarcat faptul ca asemenea informatii exista in bazele de date ale sistemului ECRIS, la nivelul instantelor, inclusiv pe „Infochiosc”, dar nu se preiau la replicarea informatiilor pe portal, si nici nu se analizeaza si remediaza ulterior, astfel ca, atunci cand se face selectia, dupa criteriul „parte", informatia este denaturata, deoarece numarul de dosare apare ca fiind mai mic, iar daca persoana respectiva este parte intr-un singur dosar, apare ca nu figureaza cu nici un proces;

- lipsa unei proceduri a sistemului ECRIS, de blocare a investirii aceleasi instante cu aceeasi cauza si de transmitere automata a solutiei la instanta initiala ingreuneaza rezolvarea unor situatii in care acelasi justitiabil sesizeaza ICCJ cu aceeasi speta de mai multe ori, uneori existand chiar in acelasi dosar doua solutii diferite. Nu exista implementat un mecanism care sa sesizeze si sa atentioneze, cu privire la investirea Instantei Supreme cu cauze imposibile (de ex.: recurs la hotarari privind stramutarea) sau, in cazul unor procesomani, care incarca nejustificat volumul de munca al magistratilor. In acest context este utila gasirea unor solutii tehnice, oferite de aplicatia informatica, care sa contribuie la diminuarea acestor practici si, implicit, a cheltuielilor suplimentare pe care le implica;

- circuitul dosarelor, a caror parcurs include, in afara instantelor de judecata, si ICCJ, nu poate fi urmarit in intregime deoarece datele existente pe site-ul Curtii Supreme nu sunt replicate pe portalul instantelor de judecata. Solutia actuala poate fi imbunatatita prin unificarea celor doua sisteme informatice (al instantelor si al ICCJ), inclusiv replicarea pe un portal comun (unificat) al instantelor de judecata, avand aceeasi interfata grafica. In felul acesta pot fi eliminate costuri suplimentare si unele inadvertente, pe care actualul sistem nu le pune in evidenta, legate de transmiterea dosarului electronic, pentru stramutare sau pentru conflict de interese, de la instantele judecatoresti la ICCJ si a transmiterii, in sens invers, prin modalitati electronice, a solutiei date de ICCJ la instantele de fond, unde sunt inregistrate dosarele care fac obiectul stramutarii;

- neaccesarea, de catre magistrati, a unor informatii din bazele de date ale sistemelor informatice, existente in alte institutii, in baza prevederilor art. 86/2 din Codul de procedura civila, nu a contribuit la reducerea termenelor, usurarea muncii magistratilor etc.; operationalizarea schimbului de date presupune si adaptarea sistemului informatic al MJ si ICCJ, in sensul ca, in cererea de sesizare a instantei sa fie inserate inclusiv codul numeric personal (CNP) sau codul unic de identificare/identificare fiscala (CUI/CIF); prin crearea de legaturi (link-uri) intre bazele de date, pot fi evitate situatii posibile, precum sesizarea instantei de catre o persoana juridica dizolvata, citarea la adrese gresite sau inexistente, iar prin asigurarea accesarii directe, se evita costurile suplimentare legate de solicitarea de informatii (fiscale, cadastrale, sociale) de la detinatori. Practic, prin utilizarea actualului sistem informatic si interconectarea acestuia cu alte sisteme informatice, de la alte institutii, se creeaza cadrul asistarii magistratului prin mecanismele informatice. Abia in anul 2012 ICCJ a semnat un protocol cu Directia pentru Evidenta Persoanelor si Administrarea Bazelor de Date, cat si cu Serviciul de Telecomunicatii Speciale, prin operationalizarea acestuia putandu-se evita situatii de genul celei constatate la Sectia penala unde, desi exista doi grefieri, desemnati pentru consultarea bazelor de date de la evidenta populatiei, in cazul unui dosar se solicitau date de stare civila (CNP), de la o judecatorie, in mod clasic, prin adresa scrisa, chiar si dupa semnarea protocolului, cu implicatiile conexe legate de cheltuieli postale si consum de timp.

- alte inadvertente constatate la ICCJ in cadrul testelor de detaliu efectuate:

- in cazul unui dosar identificat s-a constatat ca, atat pe site, cat si in sistemul ECRIS, solutia prevede ca se „admite cererea”, iar solutia pe scurt (detalii) ca „respinge cererea”, creand astfel confuzie pentru justitiabili;

- baza de date de productie a sistemului ECRIS, replicata pe site, contine inca exemple cu date de test. De mentionat ca, pe parcursul misiunii de audit, o parte din aceste anomalii au fost corectate;

- cautarea unei parti in dosar este dependenta de diacritice si, mai mult, rezultatul cautarii pe site, atunci cand acesta functioneaza, are rezultate imprevizibile. Exista totodata riscul, pentru cei care nu sunt familiarizati cu aceste aspecte, ca atunci cand se face o cautare a unei parti, avand un nume care contine diacritice, rezultatul cautarii sa fie nul, adica persoana respectiva nu ar fi parte in nici un dosar. in ceea ce priveste site-ul www.scj.ro se constata o instabilitate sporita a sistemului, legata atat de cautari dupa diverse criterii, cat si de accesarea in sine a paginii web a Instantei Supreme. In acest fel eficienta sistemului ECRIS este diminuata substantial toate acestea avand si un pronuntat impact negativ receptionat la nivelul justitiabililor – utilizatori externi ai site-ului ICCJ;

- din aceeasi categorie, dar avand legatura directa cu modul in care se introduc datele in sistem, inclusiv cu calitatea datelor continute in bazele de date ale sistemului, mentionam cazul unor persoane care se regasesc sub diverse prenume, apropiate de cel real, dar cu diferente minore (o litera), functie de erorile de introducere. Astfel de situatii pot fi evitate doar prin acordarea unei atentii sporite la introducerea datelor, mecanismul de corectare a datelor deja existente fiind unul dificil, mai ales in absenta evidentierii, in zona de identificare a partilor, a codului numeric personal pentru persoanele fizice si a codului unic de identificare, pentru persoanele juridice, informatie care poate ajuta, prin interconectarea cu bazele de date de la Directia pentru Evidenta Persoanelor si Administrarea Bazelor de Date (DEPABD) sau cele de la Oficiul National al Registrului Comertului (ONRC), la corectare rapida a acestor anomalii;

- din analiza contractelor care au concurat la realizarea acestui sistem s-a constatat ca nu sunt prevazute date si indicatori care sa masoare performanta sistemului referitoare, spre exemplu, la reducerea de personal, reducerea de cheltuieli materiale, reducerea timpului de solutionare a unui dosar, reducerea timpilor de acces, gradul de utilizare (numar de accesari in unitatea de timp), astfel incat echipa de audit nu a putut verifica astfel de date;

- dotarea tehnica, atat din punct de vedere hardware, software si al infrastructurii de comunicatii, corespunde functiei si obiectivelor sistemului judiciar, dar exista inca echipamente, uzate fizic si moral, din categoria statiilor de lucru si a imprimantelor achizitionate, in cadrul primelor programe PHARE sau din surse proprii;

- schimbarile legislative frecvente, unele cu impact major asupra structurii sistemului informatic ECRIS, au condus la dese adaptari si modificari in structura acestuia. Componentele sistemului au devenit mai laborioase, uneori insuficient testate, avand repercusiuni nedorite asupra calitatii si operativitatii instruirii utilizatorilor si asupra activitatii curente, in general.

Mentionam ca, pe parcursul misiunii de audit al performantei, s-au luat masuri pentru remedierea unor anomalii din cele prezentate anterior. A fost eliminata o buna parte din datele de test existente in baza de date de productie a ICCJ si, prin schimbarea server-ului care deserveste site-ul www.scj.ro, s-au imbunatatit timpii de acces la informatii.

CONCLUZII

Concluzia generala este ca sistemul informatic al instantelor de judecata ECRIS este functional si perfectibil, modulele acestuia acopera partea preponderenta a activitatii instantelor de judecata, rezolva intr-o buna masura sarcinile specifice, se afla in exploatare si in acelasi timp in dezvoltare, dar inexistenta unui sistem complex de indicatori cantitativi si calitativi nu a permis evaluarea procentuala a gradului de implementare si utilizare a acestuia si nici a performantei lui efective.

Au fost evidentiate o serie de disfunctionalitati legate de modul de functionare a sistemului informatic evaluat, reiesind ca acesta nu beneficiaza de suficiente proceduri pentru validarea si corelarea datelor si nici de mecanisme de alertare si suport pentru personalul utilizator si factorii de decizie”.

*Cititi aici integral constatarile Curtii de Conturi cu privire la sistemul ECRIS